Zásady zpracování osobních údajů v ČS penzijní společnosti


Ochranu soukromí a osobních údajů považujeme za svou prvořadou povinnost. S osobními údaji nakládáme výhradně v souladu s platnou legislativou. Přečtěte si prosím Zásady zpracování osobních údajů v ČS penzijní společnosti, abyste zjistili, jakými principy se při zajišťování důvěrnosti a bezpečnosti vašich osobních údajů řídíme. Zásady zpracování osobních údajů v ČS penzijní společnosti představují obecně platný dokument, který se týká ochrany a zpracování osobních údajů fyzických osob (dále jen „subjektu údajů“).

Co se o osobních údajích dozvíte?

  • jaké osobní údaje shromažďujeme
  • jak s nimi nakládáme
  • z jakých zdrojů je získáváme
  • k jakým účelům je využíváme
  • komu je smíme poskytnout
  • kde můžete získat informace o svých osobních údajích,
    které zpracováváme
  • jaké jsou možnosti zabezpečení pro každého

Důležité kontakty ochrany osobních údajů v rámci ČS penzijní společnosti

Správcem vašich osobních údajů je Česká spořitelna – penzijní společnost, a.s., se sídlem Poláčkova 1976/2, 140 21, Praha 4, IČ: 61672033.

Pověřencem je osoba jmenovaná správcem osobních údajů zejména na základě svých profesních kvalit, odborných znalostí a praxe v oblasti ochrany osobních údajů, která plní zákonem stanovené úkoly. Pověřenec působí jako kontaktní místo pro klienty ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním osobním údajů.

ČS penzijní společnost pověřila výkonem funkce pověřence pro ochranu osobních údajů Českou spořitelnu, a.s., se sídlem Olbrachtova 1929/62, 140 00, Praha 4, IČ: 45244782. Kontaktní osobou je Jiří Januška, e-mail: poverenec@csas.cz, tel: +420 703 481 616 (v pracovních dnech 9:00 – 15:00). V ostatních hodinách můžete využít bezplatnou informační linku ČS penzijní společnosti: +420 956 777 444.

Kategorie osobních údajů, které zpracovává ČS penzijní společnost

Vaše osobní údaje zpracováváme na základě právních důvodů, které nám přísluší dle platné legislativy. Takovými důvody jsou například: pokud je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na ČS penzijní společnost jako správce vztahuje, nebo je zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, kterou jste s námi uzavřel, nebo pokud je zpracování nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost vaše zájmy nebo základní práva a svobody vyžadující ochranu osobních údajů.

Jedná se především o tyto kategorie osobních údajů:

  • Identifikační údaje - jméno, příjmení, titul, rodné číslo nebo datum narození, adresa trvalého pobytu, číslo a platnost průkazu totožnosti (občanského průkazu, číslo pasu nebo jiného obdobného dokumentu), podpis. Jedná se tedy o všechny osobní údaje, díky kterým vás jednoznačně a nezaměnitelně identifikujeme.
  • Kontaktní údaje – především kontaktní adresa, číslo telefonu, e-mailová adresa a další podobné informace. Jedná se o osobní údaje, díky kterým vás budeme moci kontaktovat.
  • Údaje nezbytné k rozhodnutí o uzavření smlouvy nebo pro její správu – údaje nezbytné k posouzení rizikovosti z pohledu prevence legalizace výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, které mohou zahrnovat:
    • Sociodemografické údaje – například věk, pohlaví, vzdělání, skutečnost, zda případně jste politicky exponovanou osobou ve smyslu zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu.
    • Údaje o případně probíhajících exekučních nebo insolvenčních řízeních.
  • Údaje vznikající plněním závazků z konkrétní smlouvy – například parametry sjednaného produktu, doba trvání smlouvy, výše příspěvku, údaje o provedených platbách, údaje o určených osobách.
  • Údaje vzniklé naší činností – například námi udělené číslo smlouvy.

Osobní údaje, které o vás zpracováváme, pocházejí především z vámi uzavřených smluv s ČS penzijní společností. Dále zpracováváme údaje, které nám sdělíte v průběhu trvání smluvního vztahu (např. při změně smlouvy) nebo které získáme při uplatnění vašich nároků ze smlouvy a údaje legálně získané z veřejných rejstříků, či veřejně dostupných zdrojů, seznamů a evidencí (např. insolvenční rejstřík, obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.)

Účely zpracování vašich osobních údajů v ČS penzijní společnosti

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v přiměřeném, relevantním a nezbytně nutném rozsahu a současně je splněna alespoň jedna z níže uvedených podmínek:

  • Zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy, kterou jste s ČS penzijní společností uzavřel/a, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na vaši žádost.
  • Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na ČS penzijní společnost vztahuje.
  • Zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je ČS penzijní společnost případně pověřena.
  • Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů ČS penzijní společnosti, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody vaše vyžadující ochranu osobních údajů (např. v případě, že subjektem údajů je dítě).

Veškeré osobní údaje zpracováváme způsobem, který zajistí náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomoci vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením a pouze po nezbytnou dobu vymezenou účely jejich zpracování.

Oprávněné zájmy ČS penzijní společnosti pro zpracování vašich osobních údajů

V některých případech zpracováváme vaše osobní údaje, abychom zajistili ochranu práv a právem chráněných zájmů jak ČS penzijní společnosti, tak celé Finanční skupiny České spořitelny a případně dalších třetích stran. Takové zpracování můžeme provádět bez vašeho souhlasu. Rozsah důvodů, které nás opravňují k tomuto typu zpracování, je však velmi omezen. Existenci oprávněného zájmu vždy pečlivě posuzujeme. V praxi to znamená, že máte-li u ČS penzijní společnosti sjednán již nějaký produkt, můžeme vás oslovit s obchodní nabídkou úpravy parametrů stávajícího produktu nebo nabídkou dalšího (pro Vaše potřeby vhodného) produktu. Proti této formě přímého marketingu (obchodní nabídce) můžete podat námitku.

Příklady zpracování osobních údajů z titulu oprávněného zájmu jsou dále např.:

  • Simulace produktu a služeb, abychom vám pomohli s výběrem nejvhodnějšího produktu a jeho nastavení.
  • Zasílání zpráv, notifikací a potvrzení, které slouží k obsluze vaší smlouvy.
  • Reporting a vytváření analytických modelů na základě agregovaných osobních údajů a jejich sdílení s mateřskou společností.
  • Analýzy vašich osobních údajů a údajů o produktech a službách za účelem např.:
    • Prevence a odhalování podvodného jednání.
    • Předcházení praní špinavých peněz, financování terorismu, embarga.
    • Plnění zákonných povinností ČS penzijní společnosti vůči regulačním a státním orgánům.
    • Testování změn software.
    • Zpracování analýz nad agregovanými daty pro historické, statistické a vědecké účely.

Automatizované zpracování (rozhodování) nebo profilování vašich osobních údajů

Abychom pro vás vybrali správnou nabídku, používáme analýzy, které spočívají ve vyhodnocení všech dostupných údajů, které máme o vás k dispozici, tj. identifikačních údajů, kontaktních údajů, sociodemografických údajů atd. V rámci těchto analýz ale nedochází k plně automatizovanému rozhodování.

Způsoby ochrany vašich osobních údajů a doba, po kterou jsou vaše osobní údaje uloženy v ČS penzijní společnosti

Vaše osobní údaje zpracováváme manuálně i automatizovaným způsobem. Vaše osobní údaje chráníme, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich přenosu, změně či ztrátě nebo k jinému možnému zneužití. Veškeré osoby, které přijdou do styku s osobními údaji při plnění svých pracovních nebo smluvních povinností, jsou vázány povinností mlčenlivosti jak o osobních údajích samotných, tak i o bezpečnostních opatřeních k jejich ochraně. Tato povinnost trvá neomezeně i po skončení zaměstnání či příslušného smluvního vztahu.

Vaše osobní údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu a archivujeme dle zákonných lhůt, které nám ukládají právní předpisy. Osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu či jiného právního titulu, který nám umožňuje vaše osobní údaje zpracovávat. To znamená, že máme nastavena vnitřní pravidla, která prověřují zákonnost držení osobních údajů, a že údaje nedržíme déle, než jsme oprávněni. Po ztrátě zákonného důvodu provádíme výmaz příslušných osobních údajů. V praxi to znamená, že vaše osobní údaje zpracováváme pod dobu trvání smluvního vztahu mezi vámi a ČS penzijní společností a dále následujících 10 let po ukončení vašeho smluvního vztahu s ČS penzijní společností z titulu nezbytnosti splnění právní povinnosti definované zákonem.

Příjemci a zpracovatelé osobních údajů

Osobní údaje, které jste nám poskytli, zpracováváme a uchováváme v rámci ČS penzijní společnosti a Finanční skupiny České spořitelny. Pokud je zpracování osobních údajů založené na oprávněných zájmech a účelech ČS penzijní společnosti, které jsou uvedeny výše, mohou být vaše osobní údaje zpracovávány externími spolupracovníky ČS penzijní společnosti a dodavateli. Subjekty, které s námi spolupracují, pečlivě vybíráme na základě záruk, kterými zabezpečí technickou a organizační ochranu námi předávaných osobních údajů. Zpracování osobních údajů mohou pro ČS penzijní společnost provádět pouze zpracovatelé, a to výhradně na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. Zpracovatelem osobních údajů je každá fyzická nebo právnická osoba, která na základě právního předpisu nebo pověření správcem zpracovává osobní údaje pro správce.

ČS penzijní společnost v tomto smyslu k oprávněným účelům může osobní údaje poskytnout těmto příjemcům:

  • Společnostem, které působí v rámci Finanční skupiny České spořitelny: Česká spořitelna, a.s. (IČ: 45244782), Energie ČS, a.s. (IČ: 24256692), Erste Leasing, a.s. (IČ: 16325460), Erste Grantika Advisory, a.s. (IČ: 25597001), Factoring České spořitelny, a.s. (IČ: 25629352), MOPET CZ a.s. (IČ: 24759023), Realitní společnost České spořitelny, a.s. (IČ: 26747294), REICO investiční společnost České spořitelny, a.s. (IČ: 27567117), Stavební spořitelna České spořitelny, a.s. (IČ: 60197609), s Autoleasing, a.s. (IČ: 27089444), VĚRNOSTNÍ PROGRAM IBOD, a.s. (IČ: 01818121), Investičníweb s.r.o. (IČ: 25738607), Erste Asset Management GmbH, Am Belvedere 1, A-1100 Vídeň, Rakouská republika (FN 102018b), Erste Group Bank AG, Am Belvedere 1, A-1100 Vídeň, Rakouská republika (FN 33209m).
  • Investičním zprostředkovatelům oprávněným zprostředkovávat produkty ČS penzijní společnosti.
  • Poskytovatelům nebo provozovatelům informačních technologií.
  • Poskytovatelům služeb nezbytných pro výkon naší činnosti (administrativní činnosti, tiskové služby, archivace, správa pohledávek, právní poradenství, poštovní služby apod.).
  • Regulátorovi za účelem dozoru nad dohledem ČS penzijní společnosti podle zvláštního zákona.

Vaše práva v souvislosti s ochranou osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme transparentně, korektně a v souladu s legislativními požadavky. Zároveň však máte právo se na nás kdykoli obrátit, abyste získali informace o procesu zpracování svých osobních údajů či za účelem uplatnění vašich práv, která souvisejí s osobními údaji.

Pokud jde o vaše osobní údaje, máte následující práva:

  • Právo na přístup k osobním údajům – máte právo vyžádat si kopii svých osobních údajů, které o vás ČS penzijní společnost zpracovává.
  • Právo na opravu osobních údajů – pokud se domníváte, že osobní údaje, které o vás vedeme, jsou nepřesné či neúplné, máte právo nás požádat o jejich aktualizaci či doplnění.
  • Právo na výmaz osobních údajů – máte právo požadovat výmaz svých osobních údajů, pokud nejsou potřebné pro účel, pro který byly zpracovávány, byly zpracovány protiprávně, vznesl/a jste námitku proti zpracování vašich osobních údajů, které zpracováváme pro účely našich oprávněných zájmů, a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, nebo proti zpracování vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu, musí být vymazány ke splnění právní povinnosti, nebo byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti.
  • Právo na omezení zpracování osobních údajů – máte právo požádat o omezení zpracování osobních údajů, pokud popíráte přesnost vašich osobních údajů, nebo je jejich zpracování protiprávní, ale odmítáte výmaz takových osobních údajů, nebo pokud nás požádáte, můžeme vaše vybrané osobní údaje zpracovávat i po té, co nejsou potřebné k účelu, pro který byly vámi ČS penzijní společnosti poskytnuty, nebo jste vznesl/a námitku proti zpracování, přičemž není zřejmé, zda náš oprávněný zájem převažuje nad vašimi oprávněnými zájmy.
  • Právo na přenositelnost osobních údajů – máte právo získat vaše automatizovaně zpracovávané osobní údaje, které se vás týkají, a které byly poskytnuty ČS penzijní společnosti, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž bychom vám v tom bránili s tím, že tímto právem nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
  • Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů – máte právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které zpracováváme z důvodu oprávněného zájmu. Stejně tak můžete vznést námitku proti zpracování v situaci, že vaše osobní údaje zpracováváme pro účely přímého marketingu. V takovém případě vaše osobní údaje již nadále nebudeme takto zpracovávat pro tento účel.
  • Právo podat stížnost u dozorového úřadu – máte právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00, Praha 7; www.uoou.cz, pokud se domníváte, že při zpracování vašich osobních údajů došlo k porušení pravidel ochrany osobních údajů.

Pro uplatnění svých práv se můžete obrátit na každé obchodní místo či využít elektronické komunikační kanály, které v komunikaci s ČS penzijní společností využíváte. Stejně tak můžete svá práva uplatnit prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb.

Na vaše žádosti, které se týkají uplatnění vašich práv, budeme reagovat bez zbytečného odkladu ve lhůtě do 30 dnů po obdržení žádosti. Lhůtu je však v případě potřeby možné prodloužit o další dva měsíce. O takovém prodloužení včetně důvodů, které nás k němu vedly, vás budeme vždy informovat. Komunikaci povedeme způsobem, který preferujete (e-mail, dopis).

Tyto Zásady zpracování osobních údajů v ČS penzijní společnosti jsou pravidelně aktualizovány a jejich aktuální znění je dostupné rovněž na internetových stránkách ČS penzijní společnosti www.csps.cz/osobniudaje.